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Benötigen Unternehmen immer eine Datenschutzerklärung und eine Webseite?

Gerade für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer und Freiberufler kann es mühsam und auch finanziell schwierig sein, eine Webseite zu betreiben und inhaltlich, technisch und rechtlich aktuell zu halten. Daher beschäftige ich mich heute mit der Frage, ob es rechtlich eine Pflicht zum führen einer eigenen Webseite gibt.
Ich bin keine Rechtsanwalt, und kann diese Frage aus meiner Sicht als Developer und TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter beantworten. Dies ist keine Rechtsberatung, sondern nur eine Betrachtung der Datenschutzanforderungen an Gewerbetreibende.

TL:DR: Ja, mit ganz wenigen Ausnahmen müssen Gewerbetreibende eine Datenschutzerklärung bereitstellen. Nein, dies muss nicht in Form einer Webseite geschehen, ist aber meistens sinnvoll.

Wann muss ich eine Datenschutzerklärung veröffentlichen?

Als Gewerbetreibender in Deutschland müssen Sie eine Datenschutzerklärung veröffentlichen, sofern Sie personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern oder anderen natürlichen Personen verarbeiten. Ausschlaggebend hierfür sind die Artikel 12 bis 14 der DSGVO.  Diese regeln die Informationspflichten, die Unternehmen gegenüber den betroffenen Personen haben, von denen sie personenbezogene Daten erheben. Sobald Sie also in der Ausübung Ihres Gewerbes Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen, auch als Subunternehmer, sind Sie verpflichtet eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen.

Sie sind also verpflichtet, eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen, sobald sie in Ausübung Ihres Gewerbes (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Kundendaten von natürlichen Personen verarbeiten, wie z.B. Email-Korrespondenz, Rechnungen erstellen, elektronische Zahlungen annehmen, Messenger-Dienste nutzen, Adressdaten verarbeiten, etc.
  • Mitarbeiter beschäftigen.
  • Social-Media-Profile führen.
  • Veranstaltungen oder Events durchführen.
  • in elektronischen Verzeichnissen geführt sind (z.B. Google Maps) und die Möglichkeit der Kontaktaufnahme besteht.

Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, Beispiele für denkbare Ausnahmen:

  • Sie arbeiten als freiberufliche Friseur/-in für mehrere Salons, kommen zwar mit den Kunden in Kontakt, aber nicht mit deren Daten und es gibt keine Möglichkeit für Endkunden mit Ihnen Kontaktaufzunehmen (z.B. über Social-Media-Profile).
  • Sie betreiben eine Kneipe ohne Mitarbeiter, keine Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme und ausschließlicher Bargeldtransaktionen.

Muss ich eine Webseite betreiben, um die Datenschutzerklärung zu veröffentlichen?

Nein, die Veröffentlichung in Form einer Webseite ist in der DSGVO nicht vorgegeben, allerdings hat diese schriftlich (auch elektronisch möglich) und unverzüglich zu erfolgen. Es dürfte daher in den meisten Fällen sinnvoll sein, die Datenschutzerklärung über die Webseite öffentlich zu machen.
Wenn Sie allerdings als Unternehmer Social-Media-Profile betreiben, bei google Maps gelistet sind, oder sonst in irgendeiner Form im Internet erscheinen, ist aus unserer Sicht der Betrieb einer Webseite notwendig, um den Informationspflichten, die sich aus der DSGVO ergeben nachkommen zu können.